Organisez-vous déjà vos réunions dans un cockpit confortable?
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Organisez-vous déjà vos réunions dans un cockpit confortable?

Oubliez les grandes salles de réunion ennuyeuses où un orateur délivre des informations “ex cathedra”. La salle de réunion du…

Oubliez les grandes salles de réunion ennuyeuses où un orateur délivre des informations “ex cathedra”. La salle de réunion du futur est plus petite, sans fil ni câble, interactive et en partie virtuelle. Frank Demonie, Senior General Manager et Chief Technology Officer chez KBC, et Wim De Bruyne, General Manager de Meeting Experience chez Barco, parlent connexion, partage d’idées et collaboration intelligente dans des huddle rooms.

Avez-vous déjà entendu parler des huddle rooms? Dans ces cockpits compacts pouvant accueillir deux à six personnes, les collaborateurs échangent activement des informations et travaillent ensemble, avec des outils collaboratifs comme leviers et une connectivité sans fil comme condition sine qua non. Ces cockpits sont utilisés à la fois par KBC et Barco pour des sessions créatives et des réunions stratégiques. “Les huddle rooms répondent parfaitement aux aspirations des millennials qui souhaitent changer l’esprit des réunions: actives plutôt que passives, en passant de grandes salles disposant d’équipements très chers à de plus petits espaces où ils peuvent connecter leurs propres appareils à l’écran, partager des informations et les comparer”, indique Wim De Bruyne.

Le “nouveau monde du travail” modifie aussi l’intérieur des bâtiments, avec la technologie comme accélérateur. “Si nous devions reconstruire ce bâtiment (le siège de KBC à Louvain, NDLR), il serait bien différent”, illustre Frank Demonie. “À Malines par exemple, nous n’avons plus de bureaux fixes mais des espaces ouverts, des coins salons et de petits cockpits où les gens peuvent collaborer de manière créative et se connecter sur Skype.”

ClickShare, solution sans fil proposée par Barco, permet la présentation et le partage de contenus. “La connexion se fait de manière intuitive, via un bouton ou une app, sans perdre de temps avec des câbles”, détaille Wim De Bruyne. “Plus de 400.000 salles de réunion (dont celles de KBC, NDLR) disposent déjà de cette solution. Notre entité Meeting Experience est passée en cinq ans de zéro à plus de 150 millions d’euros de chiffre d’affaires. Notre mission? Créer une ‘culture de réunion’ sans faille grâce à des technologies efficaces. Plus personne ne veut de réunions interminables et peu productives.”

Frank Demonie & Wim De Bruyne

Quelle est la culture de KBC en matière de réunions?

Frank Demonie: “Il y a six ans, nous avons traversé une véritable métamorphose. Nous nous sommes équipés d’un Wi-Fi super-sécurisé, ainsi que d’appareils mobiles et de Skype for Business comme plateforme de communication “tout-en-un”. Nous pouvons ainsi, en Belgique mais aussi au sein du groupe à l’étranger, téléphoner, chatter, tenir des vidéoconférences, partager et enregistrer du contenu, travailler ensemble sur certains documents, etc. Les réunions ‘stratégiques’ dans de grandes salles font partie du passé.”

“Nous avons récemment organisé une conférence téléphonique sur des thèmes stratégiques avec plus de 1.000 participants et une session de questions et réponses. Nous encourageons largement la flexibilité des postes de travail et le télétravail. Depuis deux ans, nous disposons également du système de téléprésence pour les réunions de notre conseil d’administration – dont certains membres vivent à l’étranger – où chaque administrateur peut converser les yeux dans les yeux avec les autres participants, comme s’ils étaient physiquement en présence les uns des autres. Nous réduisons de cette façon les frais de transport et notre empreinte écologique.

Wim De Bruyne: “L’IT crée des postes de travail beaucoup plus collaboratifs et intuitifs. Dans notre stratégie pour le futur, nous partons même du principe qu’un ou plusieurs participants seront ‘virtuels’ – en d’autres termes, qu’ils ne seront pas physiquement présents aux réunions. Vous devez créer le même niveau d’engagement et offrir la même expérience – contacts visuels compris – aux participants qui se trouvent à distance. Chez Barco, nous misons sur ces tendances.”

Comment initier une dynamique identique pour ceux qui participent aux réunions à distance?

Frank Demonie: “Vous devez bien entendu fixer des règles. Posez par exemple délibérément des questions comme ‘Wim, qu’en penses-tu?’ Cela permet de garder l’attention de chacun.”

Wim De Bruyne: “Il ne s’agit pas uniquement de technologie. La culture de l’organisation – la façon dont les employés collaborent – est tout aussi importante. Vous aurez beau disposer de la meilleure infrastructure, si le comportement des collaborateurs ne change pas et s’ils ne sont pas prêts à partager les informations, vous ne serez pas plus avancé.”

La nouvelle génération sera-t-elle le catalyseur de ces nouveaux espaces de travail?

Wim De Bruyne: “Sans aucun doute, mais les choses ne s’arrêtent pas là. Les entreprises ont compris que plus l’information est partagée, plus les collaborateurs proposent de nouvelles idées et plus la productivité augmente. La tendance aux équipes autonomes s’inscrit parfaitement dans ce concept. Les managers deviennent des coaches.”

Frank Demonie: “KBC est passée d’une organisation hiérarchisée à une structure en réseaux. La hiérarchie freine l’innovation – or, nous voulons précisément nous montrer très innovants. C’est un passage obligé si nous désirons faire la différence en tant que bancassureur.”

Wim De Bruyne: “Nous devons surtout veiller à ce que chacun, jeune ou moins jeune, puisse se connecter de manière simple et intuitive. Une enquête auprès de 1.250 utilisateurs finaux a révélé que 81% des collaborateurs étaient stressés pendant les réunions lorsque la technologie ne fonctionnait pas. Nous avons encore du pain sur la planche si nous voulons réduire les frictions pendant les réunions.”

“Nous travaillons par exemple à un nouveau produit qui doit permettre d’intégrer automatiquement tous les appareils. Et nous expérimentons le virtual video director, grâce auquel on peut passer d’un visage à l’autre pendant la réunion. Ce système, que l’on pourrait qualifier de ‘metteur en scène virtuel’, se charge de réaliser un mini-film sur la réunion et autorise la transcription les discussions.”

Frank Demonie: “Nous investissons aussi dans la traduction simultanée automatique pendant les réunions.”

Quel sera l’impact de la réalité virtuelle et de la réalité augmentée sur le lieu de travail du futur?

Frank Demonie: “La réalité augmentée est idéale pour ajouter des informations, mais le matériel, comme les lunettes de réalité virtuelle, est encore trop envahissant. Pendant les réunions, vous pouvez par exemple vérifier les connaissances d’un client en investissement via la réalité augmentée. Il existe de belles possibilités, à condition de dépasser le stade du gadget et que le système soit accepté par tous.”

Wim De Bruyne: “La réalité augmentée ajoute du contexte à l’information présentée pendant une réunion. Nous sommes déjà en phase de test avec des installations de réalité virtuelle et des tableaux virtuels sur lesquels il est possible de dessiner. Nous expérimentons également un système de détection de présence – vous arrivez dans une salle qui vous ‘reconnaît’ et enregistre votre présence – et de reconnaissance vocale. Les possibilités sont nombreuses, c’est vrai, mais nous devons tenir compte des règles en matière de respect de la vie privée.”

Quelle est l’importance du lieu de travail pour impressionner les clients et attirer les jeunes talents dans l’entreprise?

Frank Demonie: “Les bâtiments et leur aspect sont moins importants que la possibilité de travailler de partout. La satisfaction des collaborateurs augmente fortement lorsqu’ils peuvent eux-mêmes décider de la façon dont ils organisent leur

journée, entre autres pour éviter les embouteillages. Dans la ‘guerre des talents’, qui fait notamment rage dans le secteur IT, les nouveaux collaborateurs s’attendent à pouvoir collaborer et expérimenter n’importe où.”

Wim De Bruyne: “Les attentes des nouveaux collaborateurs sont de plus en plus grandes, en effet. Notre siège à Courtrai respire l’innovation, et notre bar à café est devenu un lieu de rencontre. Lorsque nous rassemblons nos clients et partenaires physiquement pour montrer nos innovations technologiques – il est parfois important de pouvoir ‘ressentir’ celles-ci – ils perçoivent réellement l’atmosphère dans laquelle nous baignons.”

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